Struktur Organisasi Vs Efektifitas Pelayanan PNS…?

Efisiensi merupakan hal yang secara normatif memang harus dilaksanakan oleh organisasi manapun. Dari sisi normatifnya pula, efisiensi adalah sesuatu yang mudah diucapkan oleh siapapun tapi tidak mudah untuk dilaksanakan dan tentu bukannya merupakan sesuatu yang bebas kendala. Ini menarik untuk dikaji secara lebih mendalam. Tidak terkecuali yang terjadi di Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Berbagai keterbatasan, tantangan dan persoalan tersebut secara berbeda dan menghasilkan sesuatu yang berbeda pula. Sebagian daerah menangkap bola otonomi dengan antusias dan kreativitas tinggi dalam rangka optimalisasi pelayanan publik dan mencapai kesejahteraan rakyat. Salah satu daerah yang layak mendapat apresiasi dalam hal ini adalah Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta yang telah melakukan banyak hal berupa program-program inovatif dengan keterbatasan yang ada. Oleh karena itu, peneliti ini hendak melihat strategi efisiensi yang dilakukan oleh BKD Provinsi DKI Jakarta dan apa saja kendalanya. Pembahasan mengenai strategi efisiensi dalam pemerintahan daerah akan terkait dengan beberapa teori atau konsep tertentu. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan menggunakan pengamatan langsung dan wawancara semi terstruktur. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pertama, Strategi efisiensi birokrasi yang dilakukan oleh BKD Provinsi DKI Jakarta adalah Strategi Dana, Orang dan Aset, yaitu pendayagunaan anggaran keuangan, personal termasuk struktur organisasi dan seluruh asset/fasilitas/sarana secara seefisien mungkin dengan mempertimbangkan aspek kebutuhan, manfaat dan kesinambungan yang mengacu pada tujuan organisasi pemerintah daerah dan bermuara pada kesejahteraan masyarakat. Kedua, efisiensi orang atau personil. Dilakukan dengan restrukturisasi organisasi birokrasi pemerintah daerah yang sebelumnya gemuk dan boros menjadi ramping. Miskin struktur kaya fungsi. Rasionalisasi struktur organisasi ini mencakup jumlah organisasinya dan jumlah jabatan serta jumlah personil yang dibutuhkan. Ketiga, efisiensi aset/alat. Antara lain dengan pemanfaatan aset berupa gedung, tanah dan lain-lain secara maksimal.

Selanjutnya apabila dikaitkan dengan pembahasan struktur organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta seperti terlihat di gambar diatas, ¹ dengan materi perkuliahan Teori Organisasi Umum 2 pada pembahasan minggu ke-2, bahwa dikatakan efisien apabila dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen berjalan dengan lancar sesuai dengan harapan (perbandingan antara keluaran/output dengan masukan/input).

Perbandingan tersebut dapat dilihat pada struktur organisasi BKD Provinsi DKI Jakarta yang dalam hal ini merupakan salah satu faktor/koefisien Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power). Jumlah pegawai negeri sipil dilingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang mencapai angka ± 80.000 orang juga merupakan faktor masukan/input terciptanya efisiensi dalam pelayanan. Sedangkan dari faktor output, dapat terlihat dari berbagai hasil dari pelbagai bentuk-bentuk pelayanan dan kegiatan-kegiatan yang dinyatakan dalam bentuk kuantitas output.

Syarat-syarat tercapainya sebuah efisiensi dalam suatu organisasi, menurut materi perkuliahan Teori Organisasi Umum 2 (minggu ke-2), diantaranya :

1.  Berhasil guna (efektif)

    Indikator yang menunjukkan adanya guna/manfaat yang efektif dari instansi BKD Provinsi DKI Jakarta, adalah terlihat dari realisasi pelaksanaan anggaran yang mencapai hampir 90 % dari total anggaran di instansi ini. Prosentase ini didapat dari situs resmi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi DKI Jakarta.²

2.  Ekonomis

Ekonomis dapat diartikan bahwa biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, ruangan dan lain-lain telah digunakan dengan tepat sesuai dengan perencanaan sehingga tidak terjadi pemborosan, penyelewengan dan korupsi.³  Dalam hal ini BKD Provinsi DKI Jakarta telah berusaha dengan semaksimal mungkin dengan memanfaatkan sumber daya (pegawai), sarana dan prasarana yang ada untuk menghasilkan output semaksimal mungkin dengan tetap memperhatikan waktu dan kualitas pelayanan sesuai dengan targetnya.

3.  Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan

Salah satu bentuk pertanggungjawaban BKD Provinsi DKI Jakarta adalah pembuatan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan baik dalam tempo bulanan ataupun tahunan yang disampaikan secara terbuka oleh kepala BKD kepada Gubernur Provinsi DKI Jakarta.

4.  Pembagian kerja yang nyata

Dalam Peraturan Gubernur Nomor 222 Tahun 2014 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah, ⁴  sudah sangat jelas bahwa masing-masing bagian dalam struktur organisasi tersebut mempunyai tugas poko dan fungsinya, sehingga dalam pelaksanaan pekerjaan tidak saling berbenturan satu dengan yang lainnya.

5.  Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab

Dalam pergub yang sama pula dijabarkan wewenang dan tanggung jawab dari masing masing bidang, sehingga koordinasi antar bidang menjadi lebih efektif dan jelas.

6.  Prosedur kerja yang praktis

BKD Provinsi DKI Jakarta juga memiliki SOP sebagai bentuk pelayanan kepada para Pegawainya, sehingga bentuk-bentuk pelayanan dapat terlihat dengan jelas alurnya dan dapat dijadikan pedoman kepengurusan segala bentuk pelayanan.

Demikian uraian dan penjelasan berkaitan dengan efektifitas struktur organisasi sebagai tugas yang diberikan dalam mengikuti perkuliahan Teori Organisasi Umum 2. Mudah-mudahan hal ini dapat bermanfaat untuk semua, terima kasih..

Sumber :

¹ http://bkddki.jakarta.go.id/

² https://monev.bapedadki.net/Login.aspx?ReturnUrl=%2f

³ Materi Perkuliahan Teori Organisasi Umum 2 (minggu ke-2)

⁴ http://www.jakarta.go.id/v2/produkhukum/search