Efisiensi merupakan
hal yang secara normatif memang harus dilaksanakan oleh organisasi manapun.
Dari sisi normatifnya pula, efisiensi adalah sesuatu yang mudah diucapkan oleh
siapapun tapi tidak mudah untuk dilaksanakan dan tentu bukannya merupakan
sesuatu yang bebas kendala. Ini menarik untuk dikaji secara lebih mendalam.
Tidak terkecuali yang terjadi di Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Berbagai
keterbatasan, tantangan dan persoalan tersebut secara berbeda dan menghasilkan
sesuatu yang berbeda pula. Sebagian daerah menangkap bola otonomi dengan
antusias dan kreativitas tinggi dalam rangka optimalisasi pelayanan publik dan
mencapai kesejahteraan rakyat. Salah satu daerah yang layak mendapat apresiasi
dalam hal ini adalah Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta yang telah
melakukan banyak hal berupa program-program inovatif dengan keterbatasan yang ada.
Oleh karena itu, peneliti ini hendak melihat strategi efisiensi yang dilakukan
oleh BKD Provinsi DKI Jakarta dan apa saja kendalanya. Pembahasan mengenai
strategi efisiensi dalam pemerintahan daerah akan terkait dengan beberapa teori
atau konsep tertentu. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan
pendekatan kualitatif dengan menggunakan pengamatan langsung dan wawancara semi
terstruktur. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pertama, Strategi efisiensi
birokrasi yang dilakukan oleh BKD Provinsi DKI Jakarta adalah Strategi Dana,
Orang dan Aset, yaitu pendayagunaan anggaran keuangan, personal termasuk
struktur organisasi dan seluruh asset/fasilitas/sarana secara seefisien mungkin
dengan mempertimbangkan aspek kebutuhan, manfaat dan kesinambungan yang mengacu
pada tujuan organisasi pemerintah daerah dan bermuara pada kesejahteraan
masyarakat. Kedua, efisiensi orang atau personil. Dilakukan dengan
restrukturisasi organisasi birokrasi pemerintah daerah yang sebelumnya gemuk
dan boros menjadi ramping. Miskin struktur kaya fungsi. Rasionalisasi struktur
organisasi ini mencakup jumlah organisasinya dan jumlah jabatan serta jumlah
personil yang dibutuhkan. Ketiga, efisiensi aset/alat. Antara lain dengan
pemanfaatan aset berupa gedung, tanah dan lain-lain secara maksimal.
Selanjutnya apabila dikaitkan dengan pembahasan struktur
organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta seperti terlihat di
gambar diatas, 1 dengan materi perkuliahan
Teori Organisasi Umum 2 pada pembahasan minggu ke-2, bahwa dikatakan efisien
apabila dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen berjalan dengan lancar sesuai
dengan harapan (perbandingan antara keluaran/output dengan masukan/input).
Perbandingan tersebut dapat dilihat pada struktur organisasi
BKD Provinsi DKI Jakarta yang dalam hal ini merupakan salah satu
faktor/koefisien Manusia
atau Tenaga Kerja (Man/Man Power). Jumlah pegawai negeri sipil dilingkungan
Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang mencapai angka ± 80.000 orang juga
merupakan faktor masukan/input terciptanya efisiensi dalam pelayanan. Sedangkan
dari faktor output, dapat terlihat dari berbagai hasil dari pelbagai
bentuk-bentuk pelayanan dan kegiatan-kegiatan yang dinyatakan dalam bentuk
kuantitas output.
Syarat-syarat
tercapainya sebuah efisiensi dalam suatu organisasi, menurut materi perkuliahan
Teori Organisasi Umum 2 (minggu ke-2), diantaranya :
1. Berhasil
guna (efektif)
Indikator yang menunjukkan adanya guna/manfaat yang efektif
dari instansi BKD Provinsi DKI Jakarta, adalah terlihat dari realisasi pelaksanaan
anggaran yang mencapai hampir 90 % dari total anggaran di instansi ini. Prosentase
ini didapat dari situs resmi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi DKI
Jakarta.2
2. Ekonomis
Ekonomis
dapat diartikan bahwa biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, ruangan
dan lain-lain telah digunakan dengan tepat sesuai dengan perencanaan sehingga
tidak terjadi pemborosan, penyelewengan dan korupsi.3 Dalam hal ini BKD Provinsi DKI Jakarta telah
berusaha dengan semaksimal mungkin dengan memanfaatkan sumber daya (pegawai),
sarana dan prasarana yang ada untuk menghasilkan output semaksimal mungkin
dengan tetap memperhatikan waktu dan kualitas pelayanan sesuai dengan
targetnya.
3. Pelaksanaan
kerja dapat dipertanggungjawabkan
Salah
satu bentuk pertanggungjawaban BKD Provinsi DKI Jakarta adalah pembuatan
laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan baik dalam tempo bulanan
ataupun tahunan yang disampaikan secara terbuka oleh kepala BKD kepada Gubernur
Provinsi DKI Jakarta.
4. Pembagian
kerja yang nyata
Dalam
Peraturan Gubernur Nomor 222 Tahun 2014 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Badan
Kepegawaian Daerah, 4 sudah
sangat jelas bahwa masing-masing bagian dalam struktur organisasi tersebut
mempunyai tugas poko dan fungsinya, sehingga dalam pelaksanaan pekerjaan tidak
saling berbenturan satu dengan yang lainnya.
5. Rasionalitas
wewenang dan tanggung jawab
Dalam
pergub yang sama pula dijabarkan wewenang dan tanggung jawab dari masing masing
bidang, sehingga koordinasi antar bidang menjadi lebih efektif dan jelas.
6. Prosedur
kerja yang praktis
BKD
Provinsi DKI Jakarta juga memiliki SOP sebagai bentuk pelayanan kepada para
Pegawainya, sehingga bentuk-bentuk pelayanan dapat terlihat dengan jelas
alurnya dan dapat dijadikan pedoman kepengurusan segala bentuk pelayanan.
Demikian
uraian dan penjelasan berkaitan dengan efektifitas struktur organisasi sebagai tugas yang diberikan dalam mengikuti perkuliahan Teori Organisasi Umum 2. Mudah-mudahan hal ini dapat bermanfaat untuk semua, terima kasih..
Sumber :
3 Materi Perkuliahan
Teori Organisasi Umum 2 (minggu ke-2)
